初めてのご挨拶、訪問前のご挨拶、メールで行う機会も多いですよね。
けどちょっと待って!
顔が見えない相手だからこそ、いつもよりもずっと気遣いを込めて書く必要があるのです。
こちらではそんなメールでの挨拶で気を付けておけば安心なポイントをお伝えします。
初めての挨拶メール/タイトルは最初の関門
初めての相手に届いたメールは、その印象のままあなた(会社)の印象を決めてしまいます。
最初の挨拶メールは特に丁寧に作成するようにしましょう。
特に「タイトル」は、そのメールを相手に開いてもらえるかどうか判断される鍵になります。
ビジネスの現場では1人当たり日に数十通、多ければ100通以上のメールをチェックしています。
ひしめくメールの中で開かれるメールは、「件名」「送信者」から優先度が高い、何の内容かが分かると判断されたものです。
パッと見て用件や送信者が不明なものは、不審なメールと思われて即削除される、ということも。
そんな件名には「用件」「会社名」「担当者名」を分かりやすく入れましょう。
件名からこちらが伝えたい内容を想像してもらえるものがベストです。
事前の挨拶マナー/訪問前の準備が成功の鍵
初めての相手はもちろん、既にお付き合いのある相手であっても、訪問前にきちんとした準備は欠かせません。
大前提として、「訪問の際は先方の貴重な時間を割いていただく」という点を意識しておきましょう。
時間を割いていただくのですから、まずは相手に負担が掛からないようにします。
その上いただいた時間を最大限に意義のあるものにできるように動く必要があります。
事前の挨拶もそのひとつです。
・事前にアポイントメントを取る
先方の都合を、余裕を持って考えてもらえるよう、希望する時期の1週間~10日程度前を目安に申し込みましょう。
訪問の日時は候補を2つ3つあげてもらうと、お互いに何度もスケジュールを調整する手間がなくなるのでオススメです。
このとき電話でご挨拶するのも丁寧ですが、後で見返せるようメールで詳細を文字として残しておくのも忙しい相手への気遣いです。
・用件を明確に伝える
また、アポをお願いするときに併せて伝えたいのは「訪問の目的・用件」「必要な時間」「訪問する人の役職・名前」です。
訪問の目的や必要な時間、誰が来るかによって先方も誰のどのくらいの時間を確保する必要があるかを考えることができます。
また、こちらとしても先方と共有しておくことで、訪問の目的を果たす可能性が高まります。
短い挨拶文でOK/シンプルかつ気持ちを伝えるポイント
丁寧な姿勢がマナーとはいえ、ビジネスではあまりに長い挨拶文は読む相手に負荷を掛けてしまいます。
失礼にならないレベルでシンプルに挨拶をするポイントはあるのでしょうか。
・時候の挨拶は省略してOK!自分の言葉で一言入れられたら印象アップ
よほどかしこまった文書でない限り、ビジネスでは特に意味のない型通りの時候の挨拶は不要です。
一方で、ただ用件だけ書くのでは事務的な印象を与えてしまいます。
「今年は猛暑が続いておりますが○○様はいかがお過ごしでしょうか」
「先日はためになるお話を聞かせていただき誠にありがとうございました」など。
自分の言葉で一文ほど相手に関する挨拶を入れることができると喜ばれるでしょう。
・結びの挨拶は定型でOK!でも必ず入れること
メールの内容がビジネスメールでも最後まで読んでもらったことへの感謝が伝わるように結びの挨拶を必ず入れましょう。
「よろしくお願いいたします」
「ご検討の程、よろしくお願いいたします。」
「ご協力いただけますよう、よろしくお願いいたします。」
「今後ともよろしくお願いいたします。」など、定型文で構いません。
相手がメールを気持ちよく読み終えられるよう、欠かさないようにしましょう。
まとめ
ビジネスで日々使っているメール。
内容にその人の人柄や気遣いが現れていると、直接会ったことがなくても良い印象を持ってらうことができます。
便利なツールだからこそ、周りよりもワンランク上の気遣いをしていきましょう!